Automatisation des flux de travail : tout savoir !
Regardons les choses en face : les flux de travail modernes sont remplis de tâches répétitives et fastidieuses qui prennent énormément de temps et d’énergie. Heureusement pour nous, nous vivons à l’ère de la technologie, et l’automatisation des flux de travail s’impose petit à petit ! La plupart des entreprises commencent maintenant à adopter l’automatisation dans leur flux de travail et à éliminer les tâches inutiles et répétitives afin de pouvoir se concentrer sur les choses qui comptent. Cette démarche peut tout à fait être incluse dans un projet global de transformation digitale.
70 % des chefs d’entreprise déclarent consacrer entre 45 minutes et 3 heures à des tâches répétitives, sur une journée de travail de 8 heures ! Une autre étude montre que les employés de bureau recherchent manuellement des dossiers pendant plus de 50 % de leur temps ! En plus de tout cela, dans 90% des accidents, l’erreur humaine est un facteur contributif.
A travers cet article, je vais tenter de vous guider à travers la signification, l’importance, des exemples, des cas d’utilisation, et beaucoup plus sur l’automatisation des flux de travail !
Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail ?
L’automatisation des flux de travail fait référence à la création, la conception, l’utilisation, l’exécution et l’automatisation d’une série de tâches basées sur des règles métier prédéfinies. Elle réachemine et gère les tâches afin qu’elles soient correctement reliées entre les personnes impliquées, les technologies utilisées ainsi que les données pertinentes.
Le but principal est de s’assurer que les bonnes personnes effectuent les bonnes tâches au bon moment. La caractéristique de l’automatisation des flux de travail est que l’accent est mis sur le remplacement des processus manuels papier, chronophages et coûteux par des outils numériques.
L’automatisation du flux de travail signifie également que les entreprises peuvent normaliser le travail, présenter des règles commerciales, suivre les réglementations, réduire les risques d’erreur humaine et assurer la transparence et la responsabilité à chaque étape du parcours automatisé de l’entreprise.
Maintenant que vous savez un peu ce qu’est l’automatisation des flux de travail, passons en revue l’importance de l’incorporer dans vos fonctions commerciales.
Pourquoi l’automatisation des flux de travail est-elle importante ?
1. Augmentation de la productivité et de l’efficacité
La numérisation des tâches dans le cadre de l’automatisation des flux de travail se traduit par une efficacité accrue de l’ensemble de l’entreprise et stimule la productivité. Comme chaque tâche est désormais définie et que les rôles sont attribués, les risques de perturbation du travail sont réduits au minimum.
Chaque tâche est exécutée dans un but précis et suit des règles préétablies. Cela accélère les processus qui nécessitaient auparavant l’intervention d’un responsable.
2. Réduction des erreurs
L’avantage d’utiliser l’automatisation du flux de travail dans les entreprises est que la majorité du travail manuel est remplacée par du travail numérique. Cela permet d’éviter les divergences et les erreurs, tout en garantissant la précision.
La moitié des chefs d’entreprise et des employés estiment que l’automatisation peut contribuer à réduire les erreurs manuelles. 38 % sont d’accord pour dire que les flux de travail automatisés se traduisent par une meilleure qualité des produits.
3. Gain de temps
La numérisation des tâches permet non seulement de réduire les risques de déviation et d’augmenter la productivité, mais aussi de réduire le temps dans un cycle de processus. Des études montrent que 70% des chefs d’entreprise pensent qu’ils pourraient gagner jusqu’à 30 heures par mois grâce à l’automatisation des flux de travail, tandis que près de 80% pensent que les employés gagneraient 60 heures par mois !
L’automatisation des flux de travail accélère tous les processus liés à la gestion des tâches et les complète rapidement. 42 % des chefs d’entreprise affirment que les tâches sont accomplies plus rapidement avec l’automatisation des processus que lorsqu’elles sont accomplies manuellement. C’est essentiel car le temps est synonyme d’argent dans les affaires.
4. Réduction des coûts
Toute entreprise ou organisation a pour objectif d’économiser sur les dépenses. L’automatisation du workflow aide dans une large mesure dans ce processus. L’automatisation du flux de travail crée des processus qui réduisent les coûts.
En fait, environ un tiers des chefs d’entreprise pensent que l’automatisation des tâches réduirait les coûts de main-d’œuvre. Pourquoi ? Parce que l’automatisation des flux de travail réduit les tâches répétitives et l’administration, ce qui diminue les heures de travail et les coûts de personnel.
5. Améliorer l’expérience client
Avec l’automatisation des flux de travail, il y a moins d’erreurs et de retards. Cela signifie que vos produits et services ont plus de chances d’être de haute qualité et d’être livrés à temps. Sans oublier que l’automatisation contribue également à faciliter les tâches au sein des flux de travail, offrant ainsi une meilleure expérience client.
Maintenant que vous connaissez les avantages de l’automatisation des flux de travail, passons en revue quelques exemples des types de tâches auxquelles l’automatisation des flux de travail peut s’attaquer. Voyons quelques exemples d’automatisation des flux de travail.
6 exemples d’automatisation des flux de travail !
1. Organisation
L’automatisation des flux de travail peut aider à organiser les documents, les flux d’approbation des documents, faciliter la signature des documents, et plus encore. Cela permet de gagner beaucoup de temps et de faciliter l’exécution rapide des tâches dans l’entreprise.
2. Intégration des nouveaux employés
L’automatisation des flux de travail peut contribuer à une intégration efficace des employés en offrant une expérience standardisée pour chaque embauche. Elle peut contribuer à accélérer le processus d’envoi de matériel de formation, d’avantages sociaux, d’informations sur les employés, etc.
3. Facturation
Un bon exemple de l’automatisation du flux de travail est qu’elle peut faciliter la facturation. Elle peut aider à créer et à envoyer des factures selon un calendrier précis. Elle joue également un rôle dans la facilitation d’autres processus liés à la comptabilité et aux ventes. Cela permet de libérer le personnel pour des tâches qui requièrent davantage de compétences.
4. Retour d’information
Un autre exemple de l’automatisation du flux de travail est qu’elle permet de répondre plus facilement aux questions et aux demandes des clients. Cela signifie que l’ensemble des activités de l’entreprise est rendu plus transparent et plus visible. Avec l’aide de l’automatisation des flux de travail, le retour d’information sous toutes ses formes peut être traité efficacement.
5. Ressources humaines
Les ressources humaines sont un exemple d’automatisation des flux de travail. Elle peut contribuer à faciliter l’accueil et le départ des employés. Elle permet également de traiter les demandes d’embauche et la gestion des congés.
6. Gestion des incidents et suivi des problèmes
L’automatisation des tâches permet un suivi numérique facile des incidents et des problèmes. Ce suivi facilite et accélère la gestion et la réponse à de tels cas.
Cas d’utilisation de l’automatisation du flux de travail dans différents services
L’automatisation du flux de travail peut être utilisée dans différents départements. Voici quelques exemples utiles pour inspirer vos idées d’automatisation de flux :
1. Soins de santé
L’automatisation du workflow est utilisée dans une large mesure dans le secteur de la santé. Il s’agit par exemple de générer les horaires de travail du personnel, les rotations de garde, et de soutenir l’admission, la sortie et le transfert des patients. Elle permet de terminer efficacement ces tâches afin de consacrer plus de temps à des tâches plus importantes, comme les soins aux patients.
2. Le domaine juridique
L’automatisation des flux de travail dans l’espace juridique peut aider à gérer plusieurs clauses et modèles juridiques. Vous pouvez également automatiser la facturation, saisir des informations sur les clients, suivre les révisions de contrats et gérer les délais des affaires. L’utilisation d’un logiciel d’automatisation du flux de travail peut aider à créer une cohérence dans la façon dont vos informations sont créées et stockées.
3. Département informatique
C’est une évidence. Les départements informatiques utilisent l’automatisation dans tous les domaines : développement de logiciels, surveillance des données, collecte de données, développement de codes de test, demandes de service, déploiement de tests, codage, etc.
4. Service financier
L’automatisation des flux de travail est également très utilisée pour différentes fonctions dans les services financiers. Elle offre une intégration en temps réel avec les systèmes ERP comme SAP et permet de créer un écosystème robuste pour accélérer les processus de comptes créditeurs.
Elle facilite également la saisie des données, les processus d’approbation des comptes, les demandes de congés payés, les ajustements de salaire, etc.
5. Ventes et marketing
Dans les services de ventes et du marketing, l’automatisation des flux de travail est utilisée pour gérer des tâches telles que l’image de marque, les campagnes, les approbations de vente, la génération de pistes, la rationalisation des prix, les remises, les propositions, etc.
6. Les ressources humaines
Les ressources humaines de toutes les entreprises et organisations font grand usage de l’automatisation des flux de travail. Elle permet de numériser et de simplifier le processus de bout en bout d’intégration et d’exclusion des employés. Elle accélère également le temps d’approbation des feuilles, la gestion des employés et les changements de personnel.
Une pléthore d’options s’offre à vous. Tous les services et domaines de nos jours utilisent l’automatisation des flux de travail de manière intensive. Cela peut conduire à la confusion et à l’indécision lorsqu’il s’agit de choisir ce qui vous conviendra le mieux.
Voici quelques points que vous devriez garder à l’esprit lorsque vous recherchez un logiciel d’automatisation des flux de travail !
Que rechercher dans un logiciel d’automatisation des flux de travail ?
1. Interface utilisateur intuitive
À quoi sert un logiciel sophistiqué et complexe si vous ne pouvez même pas le comprendre correctement, n’est-ce pas ? Il est donc toujours préférable de trouver un logiciel doté d’une interface utilisateur simple et intuitive et de solutions faciles à comprendre, mais qui, en même temps, est également équipé de fonctionnalités essentielles.
2. Compatibilité avec le cloud
Il est préférable de choisir un logiciel compatible avec le cloud car il rend le processus global encore plus facile et plus accessible. Il présente également l’avantage d’une sécurité fiable et de l’évolutivité des données.
3. Facilement personnalisable
Votre logiciel d’automatisation des flux de travail doit être personnalisable. Chaque entreprise est différente et nécessite des modifications qui lui sont propres. Par conséquent, veillez à choisir un logiciel dont les fonctionnalités peuvent s’adapter à vos préférences personnelles.
4. Respect du budget
Comme pour toute chose, n’oubliez pas de ne pas dépasser votre budget. Il n’est pas nécessaire d’investir dans un logiciel coûteux. Tant qu’il peut effectuer les tâches requises et que vous pouvez le manipuler facilement, c’est tout ce dont vous avez besoin.
Maintenant que vous connaissez certains éléments essentiels à prendre en compte lors de la recherche d’un logiciel d’automatisation du flux de travail, jetons un coup d’œil à une liste des meilleurs logiciels d’automatisation du flux de travail sur le marché !
Les 3 meilleures solutions logicielles d’automatisation des flux de travail !
1. Make (ex Integromat) 
Make vous permet de créer, construire et automatiser visuellement des flux de travail qui ne sont limités que par votre imagination. Il suffit de glisser-déposer des applications pour automatiser des flux de travail existants ou créer de nouveaux processus complexes.
Make vous permet d’intégrer tous vos outils et de gérez vos processus sur une seule et même plateforme. Choisissez parmi des milliers d’intégrations d’applications prêtes à l’emploi ou connectez-vous à n’importe quelle application en ligne grâce à de puissants outils sans code.
Si vous ne savez pas par où commencer, Make propose des milliers de modèles gratuits d’automatisation des flux de travail. Libre à vous de les personnaliser pour qu’ils correspondent parfaitement à vos flux de travail idéaux.
Avantages : Prix compétitifs et un éditeur visuel intuitif
Prix : Make propose un plan gratuit et les plans payants commencent à partir de 9 $ par mois.
2. Zapier 
Zapier est un logiciel d’automatisation populaire qui est convivial et intuitif pour les débutants. Il aide plus de 3 000 applications à travailler ensemble et automatise les tâches répétitives.
Zapier vous permet de créer des Zaps ou des flux de travail à l’aide de milliers de modèles préétablis. Vous pouvez personnaliser les solutions automatisées en fonction des besoins de votre équipe.
Puisque Zapier établit des connexions entre une application et une autre. Il pousse ensuite les données à travers ces applications pour effectuer le travail. Il peut fonctionner silencieusement en arrière-plan pour des processus tels que la capture de prospects, les e-mails, les inscriptions, etc.
Avantages : Grand nombre d’intégration natives et facile à prendre en main
Prix : Zapier propose un plan gratuit et les plans payants commencent à partir de 19,99 $ par mois.
3. n8n 
n8n se définit comme la plateforme d’automatisation des flux de travail qui ne vous enferme pas et que vous ne dépasserez jamais.
La plateforme n8n propose plus de 220 nœuds d’applications pour créer, lire et mettre à jour les précieuses données de vos applications. Vous configurez des déclencheurs par rapport à des événements d’application ou des moments spécifiques afin d’extraire des données de votre pile d’applications.
Vous pouvez utiliser l’interface utilisateur pour automatiser vos flux de travail mais également ajouter du code informatique si vous en avez besoin.
Avantages : Gratuit en auto-hébergement et aucune limite si vous avez des compétences techniques
Prix : n8n est disponible gratuitement en auto-hébergement et les plans payants commencent à partir de 20 $ par mois.
Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans notre top 3, sachez qu’il existe d’autres solutions tel que :
- IFTTT
- Integrify
- Nintex
- Kissflow
- ClickUp
- …
Conclusion
Pour conclure, l’automatisation du flux de travail est une nécessité pour avoir une longueur d’avance sur vos concurrents. Tous les domaines sont aujourd’hui très concurrentiels. Pourquoi ne pas gagner du temps et choisir l’automatisation pour vous faciliter la tâche ?
Voilà, je pense que maintenant vous savez tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation du flux de travail. Il n’y a plu qu’à passer à l’action !
